Thực tế cho thấy, các công ty, doanh nghiệp đang đối mặt với nhiều hạn chế trong việc đáp ứng các yêu cầu lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định và tiêu chuẩn từ mặt bằng/không gian, chi phí, thời gian đến các vấn đề nhân lực quản lý, vận hành. Với các doanh nghiệp/tập đoàn hoạt động lâu năm, số lượng hồ sơ lưu trữ lớn, thời gian lưu trữ theo quy định ít nhất là 5 năm, thậm chí có tài liệu cần lưu trữ vĩnh viễn thì việc lựa chọn một đơn vị cho thuê kho uy tín trở thành phương án tối ưu nhất.

Kho tài liệu của Vietnam Post Logistics đảm bảo đáp ứng tốt nhất những yêu cầu nghiêm ngặt nhất về tiêu chuẩn lưu trữ

Với tổng diện tích gần 3.700m2, sức chứa tối đa 150.000 thùng tài liệu, kho lưu trữ tài liệu đặt tại Khu công nghiệp Kim Hoa (Mê Linh, Hà Nội) của Vietnam Post Logistics sẽ là giải pháp hiệu quả, an toàn để giải phóng không gian làm việc và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ khoa học, bảo mật hơn cũng như giảm thiểu các rủi ro có thể xảy đến trong quá trình lưu, quản lý và sử dụng của các công ty, doanh nghiệp trên địa bàn.  

Được trang bị hệ thống ô, kệ tiêu chuẩn, thùng đựng chuyên dụng, mạng lưới camera giám sát 24/24 đến mọi vị trí cùng hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, khả năng chống nước, chống côn trùng kho tài liệu của Vietnam Post Logistics đảm bảo đáp ứng tốt nhất những yêu cầu nghiêm ngặt nhất về tiêu chuẩn lưu trữ, vấn đề an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy, các điều kiện về bảo quản, lưu trữ theo quy định.

Với quy trình chặt chẽ, chuyên nghiệp, dịch vụ kho tài liệu của Vietnam Post Logistics không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán lưu trữ khối lượng lớn hồ sơ, giấy tờ trong thời gian dài mà còn giảm “sức ép” quản lý hồ sơ, tối ưu không gian, chi phí, nguồn lực cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Sau khi tiếp nhận tài liệu của doanh nghiệp, nhân viên kho sẽ cùng đại diện doanh nghiệp kiểm tra và dán tem nhãn từng thùng tài liệu để xác nhận hiện trạng, số lượng hồ sơ, giấy tờ. Các thùng tài liệu sẽ được chuyển đến và sắp kết trên hệ thống giá/kệ/thùng đựng phù hợp theo thứ tự và dán mã vạch riêng biệt cho từng thùng. Mã vạch này được tạo từ phần mềm quản lý kho WMS, đảm bảo mức độ an toàn và tính thuận tiện khi rà soát, kiểm đếm, lưu trữ, xuất/nhập kho. Mỗi yêu cầu sử dụng tài liệu (truy vấn, trích lục) tại kho đều được quản lý bằng máy quét mã vạch, đảm bảo tính minh bạch về thông tin “ra-vào” kho của tài liệu, giảm thiểu khả năng mất hay thất lạc. Bên cạnh đó, tại kho, Vietnam Post cũng lắp đặt hệ thống khóa từ hiện đại, yêu cầu nhân viên quẹt thẻ kiểm soát mỗi lần vào/ra. Bởi vậy, tài liệu lưu trữ tại kho luôn luôn được cam kết an toàn và bảo mật tuyệt đối.

Với kinh nghiệm dày dặn trong việc lưu trữ, quản lý kho tài liệu lớn cho hệ thống khách hàng lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán như Công ty Phát hành Báo chí Trung ương, Ngân hàng Liên Việt Postbank, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Công ty cổ phần Chứng khoán quốc tế Việt Nam,… cùng cơ sở hạ tầng được đầu tư bài bản theo các tiêu chuẩn kho bãi riêng biệt, hệ thống kho lưu trữ tài liệu của Vietnam Post Logistics chắc chắn sẽ là giải pháp tối ưu, mang lại những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp trong việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu với chi phí hợp lý nhất và quy trình tối ưu.

Để được tư vấn miễn phí các thông tin về các dịch vụ kho bãi và lưu trữ, phân phối hàng hóa, vui lòng liên hệ: Mr. Nguyen Kim An: 0945.754.729/ Mail: annk@vnpost.vn - Mr.Thanh: 0915.370.469/ Mail: thanhnh.logistics@vnpost.vn.

Nguyễn Hải Yến